Actualmente, son muchas las pymes y los autónomos que se preguntan cuándo será obligatoria la factura electrónica y a quién impactará. A continuación, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la e-factura; qué es, cómo va a funcionar, los diferentes tipos de facturas existentes, cómo y cuándo hay que adaptarse a ella y cómo no… ¡sus ventajas!
En este artículo encontrarás:
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es una versión digital de la factura tradicional, que se crea, envía y recibe por medios electrónicos en lugar de en papel y con los mismos efectos legales.
Su emisión requiere el consentimiento del destinatario y, ambas facturas, incluidas las electrónicas, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, que establece las normas para las obligaciones de facturación.
¿Cómo funcionará la factura electrónica?
La implementación de la factura electrónica con un software especializado simplifica y agiliza el proceso de emisión y gestión de facturas. Aquí te explicamos cómo funcionará este sistema:
1. Generación de la Factura
El software de facturación electrónica te permite crear facturas en formato digital. Al ingresar la información requerida (datos del emisor y receptor, detalles de la transacción, montos, impuestos, etc.), el programa genera una factura en un formato estructurado y estándar, como XML, que cumple con los requisitos legales.
2. Validación y Homologación
Antes de enviar la factura, el software verifica que todos los datos sean correctos y cumplan con los requisitos establecidos por la normativa. Esto incluye la validación del formato, la integridad de la información y el cumplimiento de los estándares técnicos.
3. Envío de la Factura
Una vez validada, el software envía la factura al destinatario de manera electrónica. Dependiendo del sistema y de las regulaciones locales, esto puede hacerse a través de una plataforma específica, como el sistema de intercambio de facturas de la AEAT en España, o mediante correo electrónico u otros métodos digitales.
4. Recepción y Confirmación
El destinatario recibe la factura electrónica y la integra en su sistema. El software del receptor puede confirmar la recepción y, si está integrado con la plataforma de intercambio, puede generar un acuse de recibo que se envía de vuelta al emisor.
5. Almacenamiento y Gestión
El software también gestiona el almacenamiento de las facturas electrónicas, asegurando que se guarden de manera segura y accesible durante el período de conservación requerido por la normativa. Esto facilita la búsqueda y recuperación de documentos cuando sea necesario.
6. Integración con Contabilidad
Las facturas electrónicas generadas y recibidas pueden integrarse automáticamente en el sistema de contabilidad del software, lo que simplifica el proceso de registro y conciliación de las transacciones. Esto ayuda a mantener actualizada la contabilidad y a generar informes financieros con mayor facilidad.
7. Cumplimiento Normativo
El software de facturación electrónica está diseñado para cumplir con las normativas fiscales y legales, incluyendo los requisitos técnicos y de seguridad establecidos por las autoridades tributarias. Esto ayuda a evitar errores y garantiza que las facturas sean válidas y estén en conformidad con las leyes vigentes.
8. Monitoreo y Reportes
Muchos programas incluyen funciones de monitoreo y generación de reportes, que permiten a las empresas hacer un seguimiento de las facturas enviadas y recibidas, verificar el estado de los pagos y analizar datos financieros.
En resumen, el uso de un software de facturación electrónica automatiza y facilita la creación, envío, recepción y gestión de facturas, asegurando el cumplimiento normativo y mejorando la eficiencia administrativa.
¿Qué tipos de factura electrónica hay?
Actualmente, hay dos tipos de factura electrónica:
- Factura digital con formato estructurado: Es la más recomendada porque sus campos son fácilmente reconocibles por los programas de emisión y recepción, lo que facilita su integración directa en la contabilidad sin necesidad de procesamiento adicional.
- Factura digital sin formato estructurado: Incluye facturas tradicionales en formato de imagen o PDF. Aunque son válidas, requieren un sistema OCR para su procesamiento, lo que puede generar errores y hace que no sean tan recomendables.
Requisitos de la factura electrónica
Los requisitos para la factura electrónica son los mismos que para las facturas en papel, según el artículo 6 del Real Decreto 1496/2003 estos elementos deben estar presentes en las facturas electrónicas para cumplir con la normativa vigente:
- Número de factura: Debe ser único y seguir una secuencia cronológica.
- Fecha de emisión: La fecha en que se expide la factura.
- Datos del emisor: Nombre, dirección y NIF del emisor.
- Datos del receptor: Nombre, dirección y NIF del receptor.
- Descripción de bienes o servicios: Detalle claro de lo que se factura.
- Base imponible: Monto total antes de impuestos.
- Tipo impositivo aplicado: Porcentaje de IVA u otros impuestos.
- Cuantía del impuesto: Importe del IVA u otros impuestos aplicados.
- Importe total: Suma final que debe pagarse, incluyendo impuestos.
Además de estas condiciones no olvidemos que tanto el emisor como el receptor deberán:
- Disponer de un software para validar las facturas.
- Almacenar las facturas recibidas de forma digital.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
Aunque no existe una fecha concreta para la entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria: La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de Creación y Crecimiento de Empresas (conocida como Ley Crea y Crece) ha introducido como novedad la obligación de emitir facturas electrónicas en todas aquellas relaciones comerciales que se establezcan entre empresarios y profesionales. Sin importar de qué tipo de operación se trate o el sector de actividad.
La obligatoriedad de usar la facturación electrónica tiene dos plazos diferenciados:
- Las empresas y los profesionales cuya facturación anual supere los 8 millones de euros, van a tener un plazo de 1 año tras la publicación de la Ley Crea y Crece para usar la facturación electrónica en sus procesos de trabajo y comunicar los pagos.
- El resto de las empresas y profesionales, con una facturación inferior a los 8 millones de euros, tendrían un plazo de 2 años para adaptarse a la nueva obligación y usar la factura electrónica.
Por tanto, a partir de esas fechas (aún por determinar), empresarios y profesionales en toda España deberán adaptarse a las exigencias de la nueva ley.
Ventajas de la factura electrónica
La factura electrónica no solo es una obligación normativa, sino que también trae consigo múltiples beneficios para las empresas:
- Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro
- Reducir errores humanos
- Eliminar costes de impresión y envío postal
- Facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas
- Reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento
- Mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente
- Facilitar la lucha contra el fraude
- Subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión
- Y lo más importante, contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.
¿Cómo debo adaptarme a la obligatoriedad?
A partir de la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, deberás contar con un programa de facturación que permita generar, enviar y almacenar facturas electrónicas, y que esté adaptado y homologado al nuevo sistema. Además, conforme a la Ley Antifraude 11/2021, el software debe permitir enviar el registro de facturación al sistema Veri*Factu de la AEAT.
Es recomendable adquirir un programa certificado de un proveedor confiable mucho antes de la fecha de implementación. De esta forma, evitarás apresuramientos y tendrás tiempo para adaptar a tu equipo al nuevo sistema, facilitando el envío y verificación de las facturas en las diferentes plataformas.