En el mundo empresarial actual, la información es uno de los activos más valiosos. Cada día, las empresas generan, reciben y almacenan una enorme cantidad de documentos: contratos, facturas, informes, correos electrónicos y más. Gestionar este flujo constante de información de manera eficiente y segura es fundamental para garantizar que los procesos operen sin interrupciones, se cumplan normativas y se tomen decisiones informadas. Sin embargo, la falta de un sistema adecuado para organizar, proteger y acceder a estos documentos puede llevar a ineficiencias, pérdida de tiempo e incluso incumplimientos legales.
Aquí es donde entra en juego la gestión documental, una solución estratégica que permite a las empresas centralizar y automatizar el manejo de sus documentos.
En este artículo encontrarás:
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el proceso de capturar, organizar, almacenar y gestionar todos los documentos, tanto físicos como digitales, dentro de una organización. Esto incluye cualquier tipo de información que sea importante para el funcionamiento de la empresa, desde contratos, facturas, y correos electrónicos hasta políticas internas y procedimientos.
Un sistema de gestión documental (SGD) es una herramienta tecnológica que permite realizar este proceso de manera eficiente, facilitando el acceso a la información correcta en el momento adecuado.
¿Por qué es importante la gestión documental en las empresas?
La gestión documental es vital para cualquier organización por varias razones:
1. Mejora de la productividad: Cuando los documentos están organizados y son fácilmente accesibles, los empleados ahorran tiempo en la búsqueda de información.
2. Cumplimiento normativo: Mantener una documentación completa y actualizada ayuda a cumplir con los requisitos legales y normativos.
3. Seguridad de la información: Permite controlar quién tiene acceso a qué documentos, protegiendo información sensible.
4. Reduce costes: Al digitalizar documentos, las empresas disminuyen la dependencia de papel, impresoras, tintas y archivadores físicos, lo que conlleva a un ahorro considerable en materiales de oficina.
5. Optimización del espacio: Al digitalizar documentos y procesos, se reduce el uso de archivos físicos, liberando espacio en las oficinas.
Ventajas de un sistema de gestión documental
Implementar un sistema de gestión documental puede ofrecer una serie de beneficios clave para las empresas, entre ellos:
- Centralización de la información: Todos los documentos se almacenan en un solo lugar, lo que facilita su búsqueda y acceso.
- Ahorro de tiempo: Los empleados pueden encontrar la información que necesitan más rápido y con menos esfuerzo.
- Reducción de errores: La digitalización y automatización de ciertos procesos reduce las probabilidades de errores humanos, como la pérdida de documentos o la duplicación de esfuerzos.
- Colaboración mejorada: Al tener un sistema en línea, los equipos pueden acceder a los mismos documentos y colaborar en tiempo real, sin importar su ubicación.
- Control de versiones: Un sistema de gestión documental registra cada cambio realizado en un archivo, lo que facilita el seguimiento de versiones y ediciones.
Tipos de sistemas de gestión documental
Existen varios tipos de sistemas de gestión documental, y la elección de uno depende de las necesidades específicas de la empresa:
- Basado en la nube: Almacenan los documentos en servidores en la nube, lo que permite acceso desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a Internet.
- Sistemas locales o «on-premise»: Se instalan en los servidores de la empresa y ofrecen un mayor control sobre la seguridad de los datos, aunque requieren más mantenimiento.
¿Cómo funciona un sistema de gestión documental?
Un sistema de gestión documental funciona mediante una serie de procesos que optimizan el manejo de la información:
- Captura de documentos: Este es el primer paso, donde los documentos físicos se digitalizan mediante escaneo y los documentos electrónicos se cargan directamente en el sistema.
- Búsqueda: Una vez capturados, los documentos se indexan o etiquetan con palabras clave para que puedan ser localizados fácilmente mediante búsquedas.
- Almacenamiento: Los documentos se almacenan de manera segura, ya sea en la nube o en servidores locales, garantizando que solo los empleados autorizados puedan acceder a ellos.
- Gestión y acceso: El sistema permite a los usuarios buscar, visualizar, compartir o modificar documentos según los permisos que se les hayan asignado. Algunas funciones avanzadas permiten la colaboración simultánea y el control de versiones.
- Flujo de trabajo automatizado: Muchas herramientas de gestión documental permiten automatizar flujos de trabajo, como aprobaciones de documentos o firmas digitales.
- Archivado y eliminación: Después de un cierto período de tiempo, los documentos pueden ser archivados o eliminados automáticamente de acuerdo con las políticas de la empresa.
Ahora que conoces los beneficios de la gestión documental, es el momento de dar el siguiente paso. Ponte en contacto con nosotros hoy mismo y descubre cómo podemos implementar un sistema de gestión documental adaptado a las necesidades de tu negocio.