El pasado 28 de octubre de 2024 se publicó la Orden HAC/1177/2024, que redefine el funcionamiento de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) en un esfuerzo por combatir el fraude fiscal mediante la transición obligatoria hacia la facturación electrónica.

¿Qué Implica la Nueva Normativa?

Aunque inicialmente se había previsto que la obligatoriedad comenzara en julio de 2025, la Dirección General de Tributos ha optado por un calendario escalonado para facilitar la adaptación. En concreto:

  • Para las sociedades: El plazo se extiende hasta el 1 de enero de 2026.
  • Para los autónomos: La adecuación deberá completarse antes del 1 de julio de 2026.

Este enfoque escalonado responde a la necesidad de ofrecer el soporte técnico adecuado y garantizar una transición sin sobresaltos.

Requisitos esenciales de los Sistemas

La normativa exige que los sistemas informáticos de facturación cumplan con una serie de requisitos fundamentales:

  • Integridad y Trazabilidad: Los registros de facturación deben mantenerse íntegros, inalterables y fácilmente rastreables.
  • Códigos QR y Seguridad: Es obligatorio incluir códigos QR y asegurar la transmisión segura de la información a la Agencia Tributaria mediante el uso de certificados electrónicos y firmas digitales.
  • Verificación Continua: Los sistemas deben registrar eventos operativos periódicamente (cada seis horas) y, en aquellos casos en los que no se puedan verificar de manera inmediata, se debe implementar un registro inalterable de eventos.

El Rol del Sistema VERI*FACTU

Una de las innovaciones clave es la implementación del sistema VERI*FACTU, que garantiza la remisión inmediata de cada factura a la Agencia Tributaria en el momento de su emisión. Este sistema requiere:

  • Conexión a Internet permanente.
  • Uso de certificados electrónicos.
  • Generación de firmas digitales.
  • Mecanismos de seguridad que aseguren la inalterabilidad de la información, mediante, por ejemplo, el uso de “hashes”.

Además, los desarrolladores deberán presentar una declaración responsable que certifique el cumplimiento de todos estos requisitos, detallando información estructurada del sistema como su nombre, código identificador, versión, componentes y funciones, así como su compatibilidad con VERI*FACTU.

Aunque los sistemas pueden comenzar a operar bajo este régimen en cualquier momento, deberán mantener el estatus de VERI*FACTU hasta el final del año natural en curso.

Sanciones en caso de incumplimiento

La normativa es muy estricta en cuanto a las penalizaciones:

  • Fabricación de sistemas no conformes: Multas de hasta 150.000 euros.
  • Poseer sistemas no certificados: Sanciones de 50.000 euros anuales.
  • Comercialización de sistemas sin certificación: Multas de 1.000 euros.

Perspectivas de los expertos

La Orden Ministerial no solo busca garantizar la integridad de las facturas, sino también prevenir el fraude fiscal. Para ello, las empresas y autónomos tienen dos caminos para cumplir con la normativa:

  1. Implementar VERI*FACTU: Un sistema que envía cada factura a la Agencia Tributaria al momento de su emisión, de manera similar al actual SII.
  2. Utilizar software de facturación verificable: Sistemas que aseguran que las facturas emitidas no puedan ser alteradas.

Para aquellos contribuyentes con una facturación anual inferior a 6 millones de euros, la entrada en vigor será a partir del 1 de enero de 2026.

Por otro lado, aunque la Orden HAC/1177/2024 no obliga a emitir las facturas en formato electrónico, impone requisitos técnicos y de seguridad muy precisos. Esto no solo refuerza la autenticidad de las facturas, sino que también simplifica la gestión documental para las empresas.

¿Cómo prepararse para los cambios?

  • Si ya dispones de un software de facturación: Consulta con tu proveedor, ya que la mayoría se está adaptando para cumplir con la nueva normativa. No será necesaria una homologación oficial, bastará con la presentación de la declaración responsable del fabricante.
  • Si aún no cuentas con uno: Es el momento de invertir en un sistema que cumpla con los requisitos o considerar el uso del sistema VERI*FACTU proporcionado por la Agencia Tributaria.

La Orden HAC/1177/2024 marca un hito en la digitalización y seguridad de los procesos de facturación. Aunque la transición pueda parecer un reto, las múltiples opciones disponibles en el mercado y el apoyo de expertos garantizan que tanto empresas como autónomos puedan adaptarse sin mayores complicaciones, evitando así sanciones significativas.

Mantente informado y evalúa cuál de las soluciones se ajusta mejor a las necesidades de tu negocio para dar un paso firme hacia la modernización y la transparencia en la gestión de tus facturas.